B:ビジネス作業効率化 No.1


ようこそ、ビジネス事務作業効率化の世界へ   No.1

内容説明

ビジネスの事務作業効率化を図る方法一例としてデジタル印(会社丸印、角)の活用があります。提案書、見積書、発注書、請求書、領収書などには会社丸印、角印を捺印しています。

パソコンが普及し上記の資料はエクセル、ワード、パワーポイントなどで作成しています。これらの資料をプリントしてから捺印するのではなく、画面でデジタル印をコピペで出来ます。

  図ではエクセルの見積書に画面の右上のデジタル角印をコピペで貼り付けできます。

但し、セキュリティを考慮する場合はパスワード付きのデジタル印台帳に保管し、そこからコピペができます。


デジタル角印の活用

デジタル印鑑には、会社丸型、角印、個人印などがあります。

 

捺印の基本は、署名⇒捺印の順

資料を作成したら、その内容が正しいことを確認したあとに、会社が認めましたという意味で捺印しているのです。

デジタル印鑑の入手方法は・・・

当社の方法は、現在ご利用の印鑑の陰影をJPG形式で添付メールしていただければ、その陰影に合わせて作成いたします。

メールでも問合せできます。

mizushita@sa-kobo.com

 


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B:提出資料への表示は[署名→捺印]の順序で!No.2


・ビジネスでは納品書、請求書、領収書などはコンピューターで印刷されるのが一般的に

 なっています。

 

先日、取引先から請求書を受け取り、仕入先の署名・捺印のところを注意して見たら、

 捺印→署名の順になっていた。すなわち、捺印のある部分は社名の一部の上に

 印刷されていた。

 

このような会社は、社内での仕事はあるべき手順で行うのを省略し、結果がそれらしく

 見えればよいという考えているのではと感じた次第です。

 



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B:署名・捺印の詳細説明  No.3


・パソコン普及により署名・捺印の必要な資料でもパソコンで印刷されることが一般的に

 なっています。

署名・捺印の意味を理解していない事務担当者が多く見受けられます。

 

図1において、左側の角印は背景が透けて見えます。右側は背景が白の画像(jpg)です。

 

図2において、①は署名→捺印の順に処理していて、朱色以外は透けて背景が見えます。

②は、署名→捺印の順ですが、角印が画像なので社名の一部が見えなくなっています。

③は、jpg画像の角印で捺印→署名の順に処理しています。角印の上に社名が印刷され

ています。

 

署名・捺印の意味は、作成した資料が会社を代表して間違いがないことを確認し、社名を

表示した後に証明・保障するという意味で捺印しているのです。

 

 

 

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